כלי ניהול צוות ופרויקטים – למה זה טוב ובמה לבחור?

ניהול פרויקטים בעולם העסקי

הדינמיות של העולם העיסקי, במיוחד במגזר ההי טק אבל בטח לא רק שם, דורשת מאיתנו להתנהל פעמים רבות בצורה אחרת מהדרך בה אנשים ניהלו את העסקים שלהם בעשורים קודמים. הצורך לייעל את סביבת העבודה נתקל באחד הקשיים הכי מורכבים שלו – איך מנהלים פרויקט בלי הצורך לפגוש את העובדים בפרויקט בתדירות גבוהה מאוד? או במקרים בהם העובדים לא מגיעים למשרד כלל (כמו בהתפרצות הקורונה)?

תוכנות לניהול משימות ופרויקטים

הבעיה הזו יוצרת עומס זמן על המנהל ועל העובדים וגוזלת משאבים רבים, מה שמביא ליעילות נמוכה. לצורך התמודדות עם המצב הזה, נוצרו בשנים האחרונות כלים חזקים מאוד לניהול שוטף של פרויקטים. כל כלי שכזה חייב להכיל אלמנטים כמו מעקב אחרי משימות, דוקומנטציה דיווח ועוד. כמו כן עדיף שהתוכנה תפעל בשלוש מערכות ההפעלה המקובלות למקרה ואתם מחליטים לשנות את סביבת העבודה. כאן נסקור כמה מהכלים הפופולריים.

Trello

טרלו נחשבת אולי לאחד הכלים הבסיסיים יותר, כמעט ללא עקומת למידה, ומתאימה לפרילאנסרים, לעסקים קטנים או לקבוצות בתוך עסקים, במיוחד בתחילת הדרך, אבל לא רק. הגרסה הבסיסית יותר שלה היא חינמית ומכילה גם היא לא מעט כלים.

טרלו מאפשרת יצירה של message boards ומודל כרטיסיות ורשימות בתוך קבוצת עבודה וכן תקשורת ישירה בין המשתתפים, בצורה שמראה את כל הפרויקט בקלות.

כמו כן ניתן לצרף סוגי קבצים רבים בקלות ומערכת הצ'קליסט נהדרת. קל מאוד לעבוד איתה וחוויית המשתמש נעימה מאוד.

עם זאת, יש לה מספר חסרונות כגון אופציות דיווח מצומצמות למדי. ניתן להתגבר על החוסרים על ידי התקנה של תוספים רשמיים או מבוססי קהילה אך עם זאת, אם דיווח מפורט חשוב לכם, שקלו לעבור הלאה ברשימה.

הגרסאות בתשלום מוסיפות פונקציונאליות נוספת כגון – הגדלת נפח קבצים לשליחה, חיבור לתוכנות חיצוניות, חיבור מספר פרוייקטים למעקב בודד ועוד.

monday

בדומה לטרלו, מאנדיי היא מקבוצת התוכנות בשיטת קאנבאן. אם השיטה הזו היא כל מה שאתם צריכים, לכו על טרלו, כי זה קיים כבר בגרסה החינמית.

אבל למאנדיי יש עוד מספר רב של צורות לנהל פרויקט עם גמישות הרבה יותר גדולה באפיון מדויק של איך ומה אנחנו רוצים לראות. הדבר מגיע עם עקומת למידה מעט חדה יותר אך זה משתלם אחרי תקופת הסתגלות בשל המגוון הגדול.

אין לה גרסה חינמית אבל המחיר שלה נמוך ומקבלים שימוש ל-5 חברי צוות. כמו טרלו, כל המידע בה מוצפן בפני מי שלא חלק מהחברה וטכנולוגיית ההצפנה של מאנדיי היא מהמחמירות בשוק.

Slack

אם טרלו ומאנדיי מאפשרות לראות בקלות את כל הפרויקט, סלאק מאפשר אולי את התקשורת הפנים ארגונית המפותחת ביותר. כל צורת תקשורת שאתם מכירים בין אנשי צוות, עוברת אינטגרציה בקלות וגם עם למעלה מ-1150 תוכנות אחרות.

אחד היתרונות של סלאק הוא שכשאתם מצרפים חבר חדש לתוך פרוייקט, הוא מיד יכול לגשת לכל התעבורה בהיסטוריה של הפרויקט, לראות את השינויים וכל המשימות שנפתחו ונסגרו. עם זאת, הצוות צריך להרגיש בנוח עם תקשורת שמזכירה חדר צ'אט יותר מאשר כרטיסיות. 

Jira

ג'ירה היא תוכנת ניהול פרוייקטים ותיקה ועוצמתית בשיטת אג'ייל – שיטת פיתוח זריזה וגמישה המתייחסת לפרוייקט כאל מוצר חדש. היא מצויינת למי שחשוב לו מעקב זמן על משימות, ניהול יעיל של משימות ותתי משימות. יש לה את אחת ממערכות הדיווח למנהלים הטובות בשוק ופירוק של משימות לסוגים שונים ומגוונים שעושים סדר של ממש בפרוייקט, אלא אם אתם לא חובבים של תצוגה המכילה תתי משימות (במקרה שכזה, מאנדיי הוא הבחירה בשבילכם).

פילוספיית הפיתוח סביבה מעדיפה כוח על פני יופי ויזואלי. עם למעלה מ-1000 תוספים אפשריים ואינטגרציה לכ-100 תכנות אחרות, ג'ירה היא כמעט אוטומטית ברירת המחדל בחברות פיתוח תוכנה. ג'ירה היא אולי המתאימה ביותר לפרוייקטים גדולים אך חשוב לשים לב שהיא לא קלה לשימוש לאנשים ללא רקע טכנולוגי.

מיותר לציין שישנם כלים אחרים ששווה לבדוק אבל אנחנו מאמינים שהבאנו לכם טעימה טובה מהמבחר. עדיין זקוקים לעזרה לאפיין איזו תכנה הכי מתאימה לכם, דברו עם טק-מן, אלא מה!